Этот показатель включает в себя и суммы для оплаты контрактов, которые заключили раньше, но оплатить которые надо в указанном финансовом году.
Контрактная служба и контрактный управляющий:
1) разрабатывают план закупок и план-график, готовят их изменения, размещают их в ЕИС;
2) готовят и размещают в ЕИС извещения, документацию о закупках и проекты контрактов;
3) проводят закупки, в том числе заключают контракты;
4) участвуют в рассмотрении дел по жалобам участников и готовят материалы для претензионно-исковой работы;
5) организуют консультации с поставщиками на стадии планирования закупок для того, чтобы определить состояние конкурентной среды.
В перечне функций есть и иные обязанности, то есть закон оставил список открытым. Поэтому руководитель организации вправе определить дополнительные функции и полномочия для сотрудников контрактной службы.
Внимание: Какое образование должны иметь сотрудники контрактной службы и контрактный управляющий
Закон установил единые требования к образованию сотрудников контрактной службы и контрактных управляющих. Чтобы проводить закупки, они должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44). Это означает, что высшее образование работника контрактной службы или контрактного управляющего может быть любым.
Если у сотрудника непрофильное высшее образование и он прошел дополнительную профессиональную переподготовку в сфере закупок по программе повышения квалификации или программе профессиональной переподготовки, то его можно назначить работником контрактной службы. Трудовые функции такого сотрудника нужно определить на основании профессионального стандарта, который утвердил приказ Минтруда России от 10 сентября 2015 г. № 625н «Специалист в сфере закупок», этот документ регламентирует профессиональные требования к специалистам в сфере закупок. Такие разъяснения приводит Минэкономразвития России в письме от 24 апреля 2017 г. № ОГ-Д28-5176.
Ситуация: какие курсы должны пройти сотрудники контрактной службы и контрактные управляющие
Работники контрактной службы должны отучиться не менее 16 часов по программе повышения квалификации (п. 12 Порядка, утвержденного приказом Минобрнауки России от 1 июля 2013 г. № 499).
Минэкономразвития и Минобрнауки России разработали методические рекомендации для организаций, которые готовят программы дополнительного образования в сфере закупок (письмо от 12 марта 2015 г. № 5594-ЕЕ/Д28И, АК-553/06). Этот документ говорит, что минимальный срок, который необходим, чтобы освоить программу, – 108 часов. Если обучается руководитель организации-заказчика, срок можно снизить до 40 часов (п. 2.3, 2.4 Методических рекомендаций).
Однако методические рекомендации носят рекомендательный характер, поэтому образовательное учреждение самостоятельно рассчитывает количество часов, за которое студенты осваивают программу. Об этом говорит часть 13 статьи 76 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ. Поэтому работникам контрактной службы достаточно переучиться в объеме 16 часов. Аналогичной позиции придерживается Минэкономразвития России в письмах от 11 декабря 2015 г. № ОГ-Д28-15401, от 25 марта 2016 г. № ОГ-Д28-3885.
Внимание: при централизации закупок (ч. 1 ст. 26 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ) полномочия проводить закупки организация может передать уполномоченному органу, уполномоченному учреждению.
Положение о контрактной службе разрабатывает и утверждает заказчик. Контрактная служба не может функционировать до утверждения такого положения. За основу положения возьмите Типовое положение, которое утвердило Минэкономразвития России в приказе от 29 октября 2013 г. № 631.
Положение о контрактной службе определяет порядок действий службы, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями заказчика и закупочной комиссией.
Контрактную службу можно создать как отдельное структурное подразделение или утвержденный заказчиком постоянный состав работников. В первом случае нужно внести изменения в штатное расписание организации. Во втором – работники будут выполнять функции контрактной службы без образования отдельного структурного подразделения, без перевода работников в специальный отдел.
Функциональные обязанности между работниками контрактной службы распределяет ее руководитель (п. 10, 17 Типового положения, утвержденного приказом Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. № 631). При этом трудовые обязанности сотрудника нужно зафиксировать в трудовом договоре (ст. 21 ТК РФ).
В контрактной службе должен быть руководитель (п. 9 Типового положения). Если контрактная служба – это отдельное подразделение, то ее руководителя назначает на должность приказ руководителя заказчика либо уполномоченного лица, которое исполняет его обязанности.
Если контрактная служба создается без образования отдельного подразделения, ее возглавляет один из заместителей руководителя заказчика. Название должности заказчик может определить самостоятельно. Например, можно, назвать такую должность «руководитель контрактной службы» Каких-либо требований к названию должности руководителя контрактной службы в Типовом положении нет.
Руководитель контрактной службы как должностное лицо заказчика за правонарушения в сфере закупок несет административную ответственность, которую установили статьи 7.29–7.32, части 7, 7.1 статьи 19.5, статья 19.7.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях (ст. 2.4. КоАП РФ).
Ситуация: кто замещает руководителя контрактной службы, пока он в отпуске
Руководитель контрактной службы должен самостоятельно определить работника контрактной службы, который будет замещать его в период отпуска. Такой вывод следует из статей 38 и 112 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ и приказа Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. № 631.
Ситуация: может ли руководитель организации быть председателем контрактной службы, которая действует без создания отдельного структурного подразделения
Да, может. Если контрактную службу создали без отдельного подразделения, ее возглавляет руководитель заказчика или один из заместителей руководителя. Об этом говорит пункт 9 Типового положения, утвержденного приказом Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. № 631.
2. Назначить контрактного управляющего
Если совокупный годовой объем закупок не превышает 100 млн руб., то заказчик должен назначить контрактного управляющего (ч. 2 ст. 38 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ). При этом у организации есть выбор, она вправе, как и крупные заказчики, создать контрактную службу (письмо Минэкономразвития России от 31 марта 2017 г. № ОГ-Д28-4077).
Выделять отдельную должность контрактного управляющего в штатном расписании не обязательно. Об этом Минэкономразвития России напомнило в письме от 18 февраля 2015 г. № ОГ-Д28-2128. Выполнять функции контрактного управляющего может сотрудник заказчика, у которого есть специальное образование. При этом неважно, какую должность такой сотрудник занимает. Главное – отразить функции контрактного управляющего в должностной инструкции специалиста.
Кроме того, заказчик вправе назначить контрактного управляющего в отношении одной закупки. Но одновременно назначить контрактного управляющего и создать контрактную службу нельзя – закон этого не предусматривает.
Контрактный управляющий выполняет те же функции, что и контрактная служба (ч. 4 ст. 38 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ). Для него также можно предусмотреть дополнительные обязанности, которые Закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ не предусматривает.
Совет: Обязанности контрактного управляющего зафиксируйте в трудовом договоре и должностной инструкции.
В трудовой договор включите все существенные условия, которые регламентирует статья 57 Трудового кодекса РФ. Если вы переводите на должность контрактного управляющего сотрудника, который состоит в штате, оформите дополнительно соглашение к трудовому договору такого специалиста. В трудовом договоре или в допсоглашении зафиксируйте ссылку на должностную инструкцию сотрудника.
В должностной инструкции пропишите функциональные обязанности контрактного управляющего. При разработке должностной инструкции опирайтесь на общие требования к подобным документам. Используйте сведения о полномочиях контрактного управляющего, которые перечисляет статья 38 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ. При необходимости конкретизируйте их или дополните.
Некоторые нормы все же придется переписать из статьи 38 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ буквально. Например, пункт об образовании в трудовом договоре и должностной инструкции сформулируйте так (ч. 6 ст. 38 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ): «высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок».
Также отразите в должностной инструкции, что информацию о контрактном управляющем заказчик указывает в закупочной документации. Должностную инструкцию утверждает руководитель организации. Для этого он издает приказ. Ознакомьте контрактного управляющего с приказом под подпись.
Ситуация: можно ли включить контрактного управляющего заказчика в комиссию по закупкам уполномоченного органа
Можно, если такую возможность предусматривает решение о создании уполномоченного органа или решение о наделении полномочиями уполномоченного органа. Уполномоченный орган – это организация, которая проводит закупки от имени заказчика (ст. 25 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).
3. Сформировать комиссию по закупкам
Решение о создании комиссии заказчик должен принять до начала закупки. В приказе о комиссии нужно определить ее состав и порядок работы, назначить председателя. Приказ оформите в соответствии с инструкцией по делопроизводству, укажите в нем фамилии, имена, отчества (при наличии) членов комиссии. Порядок ее работы можно установить в отдельном документе – положении. Приложите его к приказу о создании комиссии или утвердите отдельным документом.
Заказчик вправе создавать как отдельные комиссии на проведение разных закупок, так и единую комиссию на все конкурентные процедуры. Выбор зависит от объекта и способа закупки.
Если объекты ваших закупок не отличаются спецификой, создайте единую комиссию. Ведь в этом случае в состав комиссии не нужно включать людей со специальными знаниями. Если же предстоит сложная процедура, то можно сформировать комиссию для единичной закупки.
Можно создать разные комиссии для конкурентных способов закупки: конкурсную, аукционную, котировочную.
Любая комиссия должна:
1. принимать и рассматривать заявки участников закупки;
2. отклонять заявки, которые не отвечают требованиям;
3. определять победителя;
4. оформлять протоколы на каждом этапе закупки.
Число членов конкурсной, аукционной или единой комиссии должно быть не менее чем пять человек. Для котировочной комиссии, комиссии по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений и окончательных предложений – не менее чем три человека (ч. 3 ст. 39 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).
В состав комиссии нужно преимущественно включить сотрудников, которые прошли профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок. Желательно, чтобы члены комиссии разбирались в объекте закупки. Квалификационные требования определил профессиональный стандарт «Специалист в сфере закупок», который утвердил приказ Минтруда России от 10 сентября 2015 г. № 625н.
Комиссия может функционировать, если на ее заседании присутствует не менее чем 50 процентов общего числа ее членов (ч. 8 ст. 39 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ). Своевременно уведомлять членов о месте, дате и времени заседания комиссии обязан председатель.
Члены комиссии должны принимать все решения лично. Это значит, что члены комиссии не вправе голосовать заочно и делегировать полномочия иным лицам.
Внимание: при создании комиссии нужно избегать конфликта интересов
Это означает, что в составе органа не должно быть лиц, которые заинтересованы в результатах закупки. Например, членом комиссии не может быть физическое лицо, которое заказчик привлекал в качестве эксперта к оценке конкурсной документации. Также среди членов не должно быть родственников участников закупки.
Если заказчик выявит в составе комиссии указанных лиц, то он обязан незамедлительно заменить их другими физическими лицами, которые лично не заинтересованы в результатах закупки и на которых не способны оказывать влияние участники. Такие правила приводит часть 8 статьи 39 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.
Установите в приказе или в положении о комиссии, что ее члены обязаны информировать заказчика о том, что у них появилась личная заинтересованность в заключении и исполнении контракта.
Личная заинтересованность – это возможность получать доходы в виде денег, ценностей, имущества, в том числе имущественных прав, или услуг имущественного характера для себя или третьих лиц.
Ситуация: когда нужно менять состав комиссии
Приказ об изменении состава закупочной комиссии необходимо издать, если:
• в ее составе оказались лица, на которых распространяются ограничения;
• участник комиссии ушел в отпуск, заболел или уехал в командировку;
• заказчик уволил члена комиссии;
• у члена комиссии появилась личная заинтересованность в заключении и исполнении контракта и он проинформировал об этом заказчика.
Когда меняете состав комиссии, убедитесь, что не нарушили требование к минимальному числу членов.
Заменить члена комиссии можно только по решению заказчика. Замену в составе комиссии оформите тем же документом, каким вы назначали состав комиссии. Это может быть приказ или распоряжение.
В распорядительном документе укажите:
• фамилию, имя, отчество (при наличии), должность члена комиссии, которого вы исключаете из ее состава;
• основания, по которым исключаете члена комиссии;
• фамилию, имя, отчество (при наличии), должность лица, которого вы включаете в состав комиссии.
Приказ или распоряжение оформите в соответствии с инструкцией по делопроизводству заказчика. Приказ подпишите той датой, когда приняли решение заменить члена комиссии или выявили обстоятельства, которые препятствуют работе члена комиссии в ее составе.